Durchsuchungen durch Kartellbehörden ‒ Deutschland

Die Beamten treffen im Unternehmen ein und verlangen, bestimmte Personen oder die Geschäftsleitung zu sprechen.

Verhalten Sie sich ruhig, höflich und kooperativ und handeln Sie wie folgt:

Die Beamten empfangen

• Veranlassen Sie unverzüglich, dass ein Mitglied der Geschäftsleitung und – sofern vorhanden – der Leiter der Rechtsabteilung bzw. der Compliance Officer die Beamten vor Ort empfangen.
• Erklären Sie den Beamten, dass sich in Kürze jemand mit ihnen treffen wird. Kopieren/scannen Sie den Durchsuchungsbeschluss und notieren Sie sich dazu die Kontaktdaten des leitenden Beamten.
• Stellen Sie den Beamten einen Besprechungsraum ohne Zugang zu physischen oder elektronischen Akten zur Verfügung.

Kontaktaufnahme

• Benachrichtigen Sie umgehend Ihre (externen) Rechtsanwälte und bitten Sie um sofortiges Erscheinen. Falls Sie über keine kartellrechtlichen Berater verfügen, kontaktieren Sie das Dawn Raid Team von Pinsent Masons um die Durchsuchung zu begleiten.

Informationen sammeln

• Prüfen Sie den Durchsuchungsbeschluss und informieren Sie die (externen) Rechtsanwälte darüber,
• welche Behörde (Bundeskartellamt oder Europäische Kommission) die Durchsuchung durchführt
• wie viele Beamte vor Ort sind,
• und mailen/faxen Sie Ihren Rechtsanwälten eine Kopie des Durchsuchungsbeschlusses.

• Bitten Sie die Rechtsanwälte um eine Einschätzung, wann sie voraussichtlich eintreffen werden, und tauschen Sie Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpartner vor Ort aus.

Bis externer Rechtsbeistand eintrifft sollte der Geschäftsführer und/oder ein Mitarbeiter der Rechtsabteilung den Durchsuchungsbeschluss lesen und prüfen, ob die Beamten zur Durchführung der Durchsuchung befugt sind. Das Pinsent Masons Dawn Raid Team kann Sie hierzu beraten.

Prüfen Sie den Durchsuchungsbeschluss

• Gilt die Durchsuchung für Ihr Unternehmen – mit der richtigen Adresse und dem richtigen Datum?
• Lassen Sie sich die Ausweise der Beamten zeigen und fertigen Sie eine Kopie davon an.
• Überprüfen Sie Gegenstand und Umfang der Untersuchung, insbesondere:
• Welche Behörde führt die Untersuchung durch (Bundeskartellamt oder Kommission)? Dies ist wichtig, da davon die Befugnisse der Beamten abhängen.
• Verstehen Sie, welche Informationen/Dokumente gesucht werden? Wo und bei wem könnten sie sich befinden?
• Bei Unstimmigkeiten oder Unklarheiten informieren Sie unverzüglich Ihre Rechtsanwälte.
• Versuchen Sie herauszufinden, ob auch andere Standorte des Unternehmens oder Privaträume von Mitarbeitern parallel durchsucht werden.

Unterstützung durch Rechtsanwälte

• Falls die Rechtsanwälte schon gerufen wurden:
• Erklären Sie den Beamten, dass Ihre Rechtsanwälte bereits informiert sind.
• Teilen Sie die voraussichtliche Ankunftszeit mit.
• Bitten Sie die Beamten, mit dem Beginn der Durchsuchung zu warten, bis die Rechtsanwälte eintreffen.
• Betonen Sie die Kooperationsbereitschaft des Unternehmens.
• Falls noch nicht geschehen, bitten Sie die Rechtsanwälte sofort zu erscheinen und folgen Sie den o.g. Anweisungen.

Beginn der Durchsuchung

Sie können die Beamten bitten, mit dem Beginn der Durchsuchung zu warten bis ihre externen Rechtsanwälte eintreffen. Die Beamten können dies aber ablehnen. In diesem Fall ist es ratsam, nicht weiter zu intervenieren, da dies als Behinderung der Durchsuchung aufgefasst werden könnte.

Die Durchsuchung des Bundeskartellamtes beginnt sofort, unabhängig davon ob Rechtsbeistand vor Ort ist. Die Durchsuchung ist i.d.R. innerhalb von einem Arbeitstag abgeschlossen. Das BKartA nimmt alle relevanten Dokumente mit.

Die Beamten der Kommission warten i.d.R. eine gewisse Zeit auf das Eintreffen der Rechtsanwälte. Die Durchsuchung dauert meist mehrere Tage an, da sämtliche Unterlagen und Daten kopiert werden.

Wenn die Durchsuchung sofort beginnt, erteilen Ihnen Ihre (externen) Rechtsanwälte weitere Anweisungen und Ratschläge per Telefon.

Die Beamten können schon bevor die Durchsuchung beginnt:

• bestimmte Räume versiegeln,
• Akten oder Dokumente beiseitelegen und,
• die Kommunikation nach außen unterbinden (z.B. durch E-Mail- und Telefonsperren) und andere IT-Maßnahmen wie etwa die automatische Dokumentenvernichtung oder Datensicherungsprozesse anhalten.

Stellen Sie ein internes Team zur Unterstützung während der Durchsuchung zusammen und weisen Sie es entsprechend ein. Idealerweise sollte dieses Szenario bereits in einem Compliance-Training durchgesprochen und eine Dawn Raid Task Force für den Notfall bestimmt worden sein. Hierzu berät unser Dawn Raid Team gerne.

Zusammensetzung des Teams

Das Team sollte mindestens aus folgenden Personen bestehen:

• einem Mitarbeiter der IT-Abteilung, der das IT-System des Unternehmens erklären, sich mit allen IT-Problemen befassen und die Beamten bei der Durchsuchung und Prüfung von E-Mails und Datenbeständen sowie Datensicherung unterstützen kann,
• einem leitenden Angestellten, der den Informationsfluss koordiniert und mit den Beamten in Verbindung steht,
• Mitarbeitern, die die Beamten begleiten und beaufsichtigen, wenn möglich, ein Mitarbeiter für jeden Beamten („Shadow Team”) und
• einem Unternehmensvertreter, der Entscheidungen im Namen des Unternehmens treffen kann.

Zirkulieren Sie die Mobiltelefonnummern Ihres internen Teams und der Rechtsanwälte.

Begleiten der Beamten

Weisen Sie Ihr internes Team an, wie sie die Beamten begleiten und beaufsichtigen können.

Das interne Team sollte

• sicherstellen, dass die Beamten ihre Befugnisse nicht überschreiten,
• beobachten, wonach die Beamte suchen oder was sie beschlagnahmen,
• Kopien von beschlagnahmten oder kopierten Dokumenten erstellen.

Das interne Team sollte wissen bzw. die Mitarbeiter der Rechtsabteilung oder Rechtsanwälte fragen, welche Dokumente die Beamten lesen können (hier klicken für weitere Informationen in Abschnitt 8), welche Fragen die Beamten stellen können (hier klicken für weitere Informationen in Abschnitt 9), und wer im Unternehmen als Ansprechpartner für unmittelbare Fragen oder Probleme zur Verfügung steht. Dies kann in einem Compliance-Training oder Mock-Dawn-Raid in Vorbereitung auf den Ernstfall besprochen und geübt werden. Kontaktieren Sie dazu das Pinsent Masons Dawn Raid Team.

Senden Sie eine E-Mail an alle Mitarbeiter vor Ort, um sie über die Anwesenheit der Beamten und die Kooperationsbereitschaft des Unternehmens zu informieren.

Inhalt der E-Mail

Stimmen Sie den Inhalt der E-Mail zunächst mit einem Mitarbeiter der Rechtsabteilung oder Ihren externen Rechtsanwälten ab.

Diese E-Mail sollte die Mitarbeiter darüber informieren:

• dass eine behördliche Durchsuchung stattfindet,
• welche Einschränkungen dem Unternehmen von den Beamten auferlegt wurden (z.B. Telefonsperre, Beschränkung von anderen Kommunikationsmitteln, Versiegelung von Räumen),
• dass sie im Umgang mit den Beamten professionell und höflich sein sollten,
• dass sie keine Unterlagen oder Daten, gleich ob in Papierform oder in digitaler Form, die sich auf den Gegenstand der Untersuchung beziehen könnten, löschen, zerstören oder verbergen dürfen,
• dass jede Richtlinie zur routinemäßigen Dokumentenvernichtung sofort und bis auf weiteres ausgesetzt wird,
• dass sie keine Dritten über die Durchsuchung informieren sollten,
• dass jeder Verstoß hiergegen zu hohen Bußgeldern für das Unternehmen und Disziplinarmaßnahmen gegen den Einzelnen führen kann.

Ihr Unternehmen sollte gegenüber Wettbewerbern und Dritten, einschließlich Kunden, ohne die vorherige Zustimmung des Verantwortlichen oder der Mitarbeiter der Rechtsabteilung oder Rechtsanwälte NICHT über die Untersuchung sprechen oder auch nur erwähnen, dass eine Durchsuchung im Gange ist.

Ihr Unternehmen sollte laufend die Homepage seiner Hauptwettbewerber (einschließlich Meldungen der Börsen, an denen diese gelistet sind) und der Europäischen Kommission bzw. des Bundeskartellamts auf öffentliche Bekanntmachungen im Zusammenhang mit der Untersuchung überprüfen.

Ggf. ist eine kurze Pressemitteilung mit Hilfe ihrer Rechtsanwälte vorzubereiten, die lediglich bestätigt, dass eine Durchsuchung stattgefunden hat und dass das Unternehmen kooperiert.

Wenn Ihr Unternehmen an einer Börse gelistet ist, sollten kapitalmarktrechtliche Berater prüfen, ob eine ad-hoc-Mitteilung über die laufende Untersuchung notwendig ist.

Versuchen Sie, die Beamten davon zu überzeugen, ein kurzes Meeting mit den Rechtsanwälten zu erlauben, um das Ausmaß der Kooperationspflicht des Unternehmens zu klären und um abzustimmen, wie und von wem die Aktivitäten der Beamten überwacht werden sollen.

Bestimmen Sie eine Person aus dem Kreis des Unternehmens oder der Rechtsanwälte, die sich zentral um alle Meinungsverschiedenheiten mit den Beamten kümmert.

Während der Durchsuchung sollten das Unternehmen und seine Rechtsanwälte versuchen, den Umfang der Untersuchung zu ermitteln und festzustellen, über welche Kenntnisse die Beamten bereits verfügen und ob möglicherweise zuvor ein Kronzeugenantrag durch Dritte gestellt wurde.

Prüfen Sie gemeinsam mit den Rechtsanwälten, ob die Beamten befugt sind, die Durchsuchung durchzuführen und ob es sich um eine Durchsuchung durch das Bundeskartellamt oder durch die Europäische Kommission handelt. Von diesen und weiteren Faktoren hängen die Befugnisse der Beamten ab.

Wenn die Beamten über einen gültigen Durchsuchungsbeschluss verfügen

Wenn die Beamten über einen gültigen Durchsuchungsbeschluss (BKartA) bzw. eine formelle Nachprüfungsentscheidung (EU-Kommission) verfügen, können sie:

• die Räumlichkeiten, Akten, Dokumente, Handys, Aktenkoffer und Handtaschen sowie Fahrzeuge von Unternehmensangehörigen auf dem Gelände durchsuchen,
• auf das IT-System zugreifen und
• Kopien von Dokumenten oder Akten anfertigen, zu deren Einsichtnahme sie berechtigt sind.

Weitergehende Befugnisse des Bundeskartellamts

Die Beamten des BKartA haben zudem das Recht,

• Originale (sowohl physische als auch elektronische) von Dokumenten oder Akten sicherzustellen und mitzunehmen;
• Personen zu durchsuchen und
• unmittelbaren Zwang anzuwenden, beispielsweise Türschlösser gewaltsam aufzubrechen.

Wenn die Beamten über keinen gültigen Durchsuchungsbeschluss verfügen

Wenn die Beamten über keinen gültigen Durchsuchungsbeschluss (bzw. nur über einen einfachen Prüfungsauftrag zugunsten der Europäische Kommission) verfügen:

• haben sie nicht die rechtliche Befugnis, die Räumlichkeiten zu durchsuchen,
• aber sie können verlangen, dass Akten und Dokumente zusammengestellt und an die Beamten zur Durchsicht herausgegeben werden.

Die Beamten können solche Dokumente lesen, die im Zusammenhang mit dem im Durchsuchungsbeschluss benannten Kartellverfahren stehen.

• Dokumente, die unter das Anwaltsprivileg fallen, dürfen nicht gelesen werden. Darunter fällt grds. die Korrespondenz zwischen dem Unternehmen und externen (d.h. unabhängigen) Rechtsanwälten, die zum Zwecke der Verteidigung erstellt wurde („Verteidigungsunterlagen”).
• Nicht geschützt sind grundsätzlich sämtliche Dokumente von Mitarbeitern der eigenen Rechtsabteilung, da diese nicht als unabhängig gelten. Eine Ausnahme gilt für Dokumente, die in Ausübung von Beschuldigtenrechten zur Vorbereitung für die rechtliche Beratung durch einen externen Rechtsanwalt erstellt wurden.

Ein Schaubild zum Anwaltsprivileg finden Sie hier (in Abschnitt 11).

Was ist zu tun, wenn Dokumente möglicherweise rechtlich privilegiert sind?

• Stellen Sie fest, wo rechtlich privilegierte Dokumente aufbewahrt werden und ob sie besonders gekennzeichnet sind (z.B. „rechtlich privilegiert” / „Anwaltskorrespondenz” / „Attorney Client Privilege”).
• Zirkulieren Sie eine Liste mit den Namen externer Anwälte und Mitarbeiter der Rechtsabteilung, die möglicherweise Dokumente versandt oder erhalten haben könnten (Stichwort: Anwaltskorrespondenz).
• Erstellen Sie eine detaillierte Auflistung aller kopierten (oder entnommenen) Dokumente, inklusive der digitalen Kopien zur Dokumentation für das Unternehmen. Von den digitalen Kopien sollten zusätzliche Kopien angefertigt werden.
• Wenn Zweifel bestehen, ob ein Dokument oder eine Akte unter das Anwaltsprivileg fällt oder für die Untersuchung relevant ist, bitten Sie darum, dass das Dokument in einen versiegelten Umschlag gesteckt oder die E-Mail zur späteren Prüfung durch die Rechtsanwälte des Unternehmens vorgemerkt wird.

Das Unternehmen sollte versuchen, die Frage an den Verantwortlichen weiterzuleiten (mit Ausnahme von einfachen Fragen bezüglich des Standorts von Dokumenten/Passwörtern für E-Mail-Konten usw.). Nichtsdestotrotz können die Beamten auch verlangen, bestimmte Mitarbeiter zu befragen.

Welche Fragen die Beamten stellen dürfen, hängt zunächst von der ermittelnden Behörde ab.

Durchsuchung durch die EU-Kommission

Die Beamten dürfen:

• grundsätzlich jeden Mitarbeiter des Unternehmens um eine Erläuterung zu einem Dokument bitten,
• fragen, wo ein Dokument oder eine Datei zu finden ist,
• grundsätzlich jeden Mitarbeiter des Unternehmens bitten, Tatsachen zu erläutern, die sich auf den Umfang der Untersuchungen beziehen,
• keine Fragen stellen, wenn die Antwort darauf zu einer möglichen Selbstbelastung des Unternehmens führen könnte.

Durchsuchung durch das Bundeskartellamt

Welche Fragen die Beamten des Bundeskartellamts während der Durchsuchung stellen dürfen, hängt auch von der Rolle des Befragten (als Zeuge oder Betroffener) ab. Sowohl Zeugen als auch Beschuldigte haben ein Recht auf Rechtsbeistand.

• Nicht-verdächtige Mitarbeiter müssen (während der Durchsuchung) über eigene Wahrnehmungen wahrheitsgemäß aussagen. Falls sie sich mit einer Aussage der Gefahr der Strafverfolgung aussetzen würden, kann ihnen aber diesbezüglich ein (teilweises) Auskunftsverweigerungsrecht zustehen.
• Beschuldigte müssen grundsätzlich nur zu ihrer Person Auskunft geben, im Übrigen steht ihnen ein umfassendes Schweigerecht zu. Sie müssen sich insbesondere nicht selbst belasten und keine sie belastenden Unterlagen herausgeben.
• Unter bestimmten Voraussetzungen kann neuerdings auch eine Verpflichtung bestehen, selbstbelastende Auskünfte zu Fakten und Unterlagen zu erteilen. Ob diese Voraussetzungen vorliegen, ist mit der Hilfe eines Rechtsanwalts sorgfältig zu prüfen.

Beantwortung von Fragen

Die Person, die im eigenen Namen oder im Namen des Unternehmens Fragen beantwortet, sollte:

• kurz und präzise antworten, die Antwort darauf beschränken, was sie weiß und nicht spekulieren,
• sicherstellen, dass ihre Antwort nicht falsch oder irreführend ist (andernfalls drohen Bußgelder gegen das Unternehmen und den Befragten),
• alle Fragen und Antworten notieren,
• um eine Erklärung bitten, wenn die Frage vage oder kompliziert ist,
• ihre Rechtsanwälte konsultieren, bevor sie antwortet, wenn eine Antwort möglicherweise selbstbelastend ist.

Wenn möglich, sollten alle Fragen der Beamten zu Dokumenten oder Tatsachen später im Namen des Unternehmens schriftlich beantwortet werden, statt sie während der Durchsuchung mündlich zu beantworten.

Es ist wichtig, dass sich Unternehmen und Mitarbeiter bei der Durchsuchung durchgehend kooperativ zeigen. Andernfalls kann dies zu erheblichen Bußgeldern für das Unternehmen und/oder natürliche Personen führen.

• Hindern Sie die Beamten nicht an der Durchführung der Durchsuchung.
• Missachten Sie nicht die Anweisungen der Beamten (z.B. Telefon- oder Email-Sperren).
• Löschen, verstecken oder verändern Sie keine Dokumente oder Dateien.
• Geben Sie keine zusätzlichen Informationen heraus, stellen Sie keine Vermutungen oder Spekulationen an.

Die folgenden Materialein sollen dem Personal eine erste Orientierung und Unterstützung im Falle einer Durchsuchung bieten:

• Checkliste für den Empfang (DE)
• Checkliste für den Empfang (EN)
• Checkliste für die Rechtsabteilung (DE)
• Checkliste für die Rechtsabteilung (EN)
• Schaubild EU-Anwaltsprivileg (DE)

Wenn Sie von einer Kartellbehörde durchsucht werden und sofortige Unterstützung benötigen, rufen Sie uns bitte so schnell wie möglich an und halten dabei folgende Informationen bereit:

• Details zu der durchsuchenden Behörde (EU-Kommission oder Bundeskartellamt);
• Anzahl der anwesenden Beamten;
• eine Kopie des Durchsuchungsbeschlusses und
• Details zu den durchsuchten Standorten.

Wollen Sie sich frühzeitig auf die ernsthafte Situation einer Durchsuchung vorbereiten und eine „Dawn Raid Task Force” in Ihrem Unternehmen aufbauen oder eine Durchsuchung simulieren („Mock Dawn Raid”)? Kontaktieren Sie uns gerne.